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撤掉权力象征的专属办公桌

2015年11月05日 03:08 编辑: 经理人网编辑

资讯越丰富,我们的注意力反而变得越贫乏。在

信息泛滥的当下,我们不得不快速处理资讯、洞察问题、得出结论,但是我们很多人的脑袋,实际凌乱得像一个废料场,大多数人为了应付,只能费劲地从中找出一些勉强能“凑合”的东西,来应对压力,快速行动。

已故美国领导学权威史蒂芬·柯维(Stephen Richards Covey)在其《高效能人士的第八个习惯》一书中,一再强调当今的管理人员,实际仍然运用工业时代的控制模式来管理知识工作者。

工业时代的控制模式是什么,就是我们商学院通用课程中涉及的目标管理、项目管理、组织行为、企业管治等等,然而这些教条式的指导,对于当今随时需要转型变革的新常态下,企业对于全员高效工作,实际有着前所未有的要求。

高效工作意味着:集中精神,用心工作。事实上,无论我们无论多努力,要想改变都不太可能,因为,人的大脑工作逻辑根本不是这样。人类有别于其它哺乳类动物,我们拥有高级的认知能力,也正是这种能力使人类在进化过程中能够敏锐捕捉到周遭环境的变化,这也正是我们的生存关键。这就意味着我们今天的工作模式处于矛盾局面:我们天生对周遭环境的警觉,反倒令大脑更容易分散注意力。注意力分散的现象在企业中越来越普遍,几乎每个人都在苦苦努力适应身处的办公环境,却没有真正了解注意力的本质、运作模式和获取方法。

尽管如此,我们有没有办法尽可能或最大程度的改变?美国Steelcase公司做了一个模式,就是重构办公室内部结构。

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注意力分散的现象在企业中越来越普遍,企业要思考怎么放松员工的心态

破范式思维

和很多美国公司一样,Steelcase也是百年公司,其1912年在美国密歇根州大瀑布城创立,彼时公司的名称叫做“金属办公家具公司”(Metal Office Furniture Company)。1914年,公司制造出了全球第一款金属废纸桶,成功解决了当时传统草编纸篓易燃的弊端,之后又研发了金属办公桌。1954年,企业正式更名为Steelcase,并于1998年在美国纽约证券交易所上市,此后打造出如Steelcase®、Coalesse®、Designtex®、Details®、Nurture®、PolyVision®和 Turnstone® 等多个办公家具品牌。公司目前市值约23.27亿美元,全球拥有超过800个经销商网络。

按照以上的资料,很多人以为Steelcase公司是办公家具类的B2B企业,但这对其理解一半,Steelcase公司的另一个身份是,员工心理和企业工作效率的管理专家。

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打造企业工作效率,现在需要一项可能让人颇感意外的新策略——对员工身心健康的不懈关注

此前,作为办公家具类企业的Steelcase公司一直精耕于如何为其商业客户通过购置办公家具,来改变环境,随着案例积累,Steelcase公司发现,大多数公司实际是带着工业时代的控制模式思维,来选购办公家具或者安排办公区域,这种做法已完全不符合当前的形势,它们忽视了员工情绪焦虑、创新不足,或者离职等等,实际与等级森严的隔离式办公环境有关。因此,为了给商业客户带来真正的价值,Steelcase决定成立自己的研究团队,专门研究企业员工心理和企业工作效率的相关问题。

Steelcase的研究团队发现,打造企业工作效率,现在需要一项可能让人颇感意外的新策略——对员工身心健康的不懈关注。如今,身心健康的领域已从个人的生理、心理,扩展到了更多的认知范畴,包括人在企业。经过一系列市场调查后,Steelcase认为,很多业绩低下的企业,和员工身心健康长期得不到保障和关心有关,而成功的企业则恰恰相反,它们会关注并随时解决这样的问题。

在Steelcase的研究团队看来,改变并不难,甚至可以低成本实现,比如:在靠窗的位置摆放一些非正式的休闲椅,能让员工有自由交流或者自我放松的空间;在整个办公空间覆盖信号更强、速度更快的WIFI,让员工在任意区域进行高效沟通;遇到极端恶劣气候时,为员工提供远程在家办公的条件,节约员工的通勤时间;在办公空间建立第三类场所,让员工休息娱乐,恢复精力,振作精神,让员工直观的观察到更为休闲的工作情况,并且能够在人群当中,感受到自己与他人的联通。

物理环境中蕴含着巨大的力量,有助于建立起信任、合作。Steelcase的研究团队发现,如果在一个从物理设计上模仿人类与生俱来所向往的低压环境,将给企业工作带来巨大的绩效提升和抗逆力优势

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在办公空间建立第三类场所,让员工休息娱乐,恢复精力,振作精神

Steelcase的研究团队认为,抗逆力是一个系统性管理,并在需要的情况下,通过动态重组来确保连续性。同样的办公环境,不同的组合,有时可供个人独立工作,有时将用于分享,员工可以自由选择实现高效工作的办公空间。模块化结构集成到了室内建筑、家具和技术设备中,可根据需求进行便捷的搭配和应用,有效的节省空间。

面对复杂多变的商业环境和有限的办公空间,企业需要更加灵活的策略来应对。例如,长桌解决方案让用户可以添加或减去一些元素,而无需移去基座,这样就可以快速地改变格局。用户还可以添加办公桌面延展部件和隐私挡板,支持团队规模变化,或者帮助用户从个人办公变为协作式办公。多用途空间不只支持一项活动,而是通盘考虑的关键点。办公环境设计应当连系多样化的人物、资源和工具,好比所有办公空间的要素聚集一身,这能促进同事之间集思广益,并分享创意想法和经历。

拿掉办公桌

和大部分办公家具公司不同,Steelcase公司并不急于向商户推销其整套解决方案,而是将“改变”先用到自己身上。Steelcase的研究团队认为,办公室里个人专属的座位是导致阻挡员工合作、信任的关键问题。

改革就这样开始了:Steelcase公司的财务分析师Lauren Renner重新被调到一间新的办公室,但在里面,她却没有一个固定座位。这间办公室过去专属财务部门,改造后,则变成了财务、采购和质量三个部门共享的工作区域。

现在,Renner上班做的第一件事是走到WorkCafé区域挑选早餐,然后找一个座位边吃边查收邮件。如果碰到在项目上有合作的同事,他们就随时坐下来开个即时会议。而当她需要单独思考的时候,可以带上笔记本到旁边的流动办公区,随便挑一个办公桌坐下来。这里的座位,同样没有固定归属。不远处,还有一个安装了高清视频系统的会议室,供她和同事开会。

这些改变,都来自不久前Steelcase对它们在美国密歇根州的全球总部办公室的改造项目。这个项目最初的动机很简单,出于成本节约的考虑,要把原来两幢大楼的员工集中到一幢里。这是许多公司都面临的问题,员工的增加和节约成本之间看起来似乎是永恒的矛盾。但随着研究的开展,这个问题就逐渐从“如何将更多的人放到一幢大楼里”变成了“还要更好响应他们的办公需求,并且提供更好的工具。”

之后,Steelcase的研究团队还拿出了一套更大胆的方案:取消按人数分配的固定办公座位,根据需求来划分空间,让人流动起来。“办公桌的概念是几十年前设计出来的,它规定了人在哪里工作,但改变已经发生。设备的可移动性,让办公室不一定需要像一个‘办公室’,它可以是一个人来人往的咖啡馆。”Steelcase公司的亚太区副总裁Jason Heredia表示,科技并不只是电话、电脑这些电子产品,空间也是一种科技。

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取消按人数分配的固定办公座位,根据需求来划分空间,让人流动起来

Heredia曾是Steelcase研究团队的负责人,这个团队不仅包括了家具设计师,还有数名社会学家和人类学家,他们的任务就是寻找未来办公室的可能性。他们最近发布的一篇报告主题就是“互联化办公”。该报告对企业提出了五项改进建议:

首先,优化置业的每一平方米,优化空间利用,将置业效用最大化,不能让面积空置,每一平米都物尽其用;其次,加强合作共事,让其成为一种自然的工作方式,办公环境需要是能够使分布在世界各地的员工在一起工作的空间;第三,让人们发自内心想在这里工作,而办公环境有助于吸引最优秀的员工,还能够更好发展他们,真正留住他们;第四,公司需要通过改善办公场所来发展品牌,没有什么比工作环境更能体现一个公司的品牌和文化的价值;最后,优质的办公场所会对人体脑细胞有着益处,不仅在物质上支持工作,也令情绪健康,而当员工拥有归属感,感到在工作中形成某种关联的时候,便能更好地工作。

Heredia表示,“互联化办公”报告不是Steelcase为推销其办公家具的噱头,而是公司建立在对很多企业历史跟踪研究和细致入微的行为观察上。

Heredia讲到他们在期间的一个有意思发现:每个办公空间其实都有各式各样的“枢纽(hub)”。比如放置打印机的地方,往往会把坐在不同角落的员工聚集起来。这些枢纽成了Steelcase空间设计的重要工具。比如,很多公司的客服中心和市场部没有任何交流。但事实上,客服人员才最知道用户抱怨了什么。如果把一个咖啡吧放在两个工作区域之间,情况就完全改变了。

关于枢纽的另一种视角是,那些办公室里的核心人物:人们在遇到问题时总是倾向于找那几个人。这些人的办公场地应该被放到新员工的周围,因为他们更需要帮助。

当然,除了公共空间,能让人静下心来独立思考的区域也非常重要。“关键问题是你需要怎样的比例去平衡。你需要你的办公室有90%的私人空间吗?这可能不利于快速扩张。但如果是一间软件公司就说不定了,那里的员工更希望独处。”Heredia说。

通过对自身办公空间的改革后,现在,Heredia已经可以拿出一堆数据去说服客户。据统计,Steelcase总部改造完成后,办公面积节省出了48%,每个人虽然没有固定座位,但可以随时按照自己的需求选择办公区域。这不仅仅是撤掉一张固定的桌子而已,它解放的是知识以及知识的分享方式。

过去,国内媒体对美国谷歌、苹果、微软等互联网公司内部的办公环境、员工的工作弹性工作制,甚至伙食都在极力吹捧,但国内企业更愿意复制的是美国公司技术、商业模式,但都很少复制他们的办公环境设计、内部行政制度,主要问题是不理解美国公司的想法,实际上这些美国公司深谙Steelcase的研究,是在最大限度激发员工潜力和价值。

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Steelcase对自己总部改造完成后,办公面积节省出了48%

每个人虽然没有固定座位,但可以随时按照自己的需求选择办公区域

来源:《经理人》杂志2015年11月刊,作者:沈伟民

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